Система управления проектами X-Lance

Помогаем командам добиваться результатов в управлении простыми проектами и сложными портфелями

Импортонезависимость и доступность 24/7

Доступ с любого устройства из любой точки мира

Размещается в ЦОДах на территории России

Не зависит от резидентов других стран

№ 16354 в реестре отечественного ПО

Любой проект нуждается
в грамотном управлении

Базовые планы
и бюджеты

Установка целевых показателей
и мотивации для всех участников проектов

Планирование ресурсов и
доходов

Эффективное планирование и использование
человеческих и финансовых ресурсов

Учет рабочего времени,
доходов и расходов

План-факт анализ и своевременное
принятие управленческих решений

Регулярная отчетность
и согласование изменений

Оперативная информация
об отклонениях

База знаний
по проектам

Использование опыта. Прогнозирование
результатов проектной деятельности компании

X-Lance делает управление понятным

Решение

X-LANCE закрывает потребности всех участников проектной деятельности

ТОП-МЕНЕДЖЕРА РУКОВОДИТЕЛЯ ПРОЕКТА РУКОВОДИТЕЛЯ ПРОЕКТНОГО ОФИСА СОТРУДНИКОВ ФИНАНСОВОГО ДЕПАРТАМЕНТА КОМАНДЫ ПРОЕКТА

Контроль всей проектной деятельности в режиме реального времени
Оперативное принятие управленческих решений
Обеспечение достижения стратегических целей развития и запланированных целевых показателей реализации проектов
Обеспечение прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений
Экономия − на лицензиях, проекте внедрения, оборудовании и ФОТ (X-LANCE не требует программирования, для настройки достаточно одного аналитика)
Внедрение от 2 недель

Выполнение проектов с соблюдением заданных ограничений
Автоматическая отчетность для руководства
Получаете единую среду для управления задачами, коммуникациями и хранения документов
Используете инструмент эскалации проблем до уровня руководства
Автоматизированный сбор статусов от исполнителей
Планирование платежей, контроль оплат, анализ БДР и БДДС
Управление расходами по проекту
Выполнение распределения и резервирования ресурсов
Контроль коэффициента использования ресурсов

Сокращаем время на сбор данных и формирование отчетности на 50%
Даем оптимальную методологию управления проектами
Получаете исчерпывающую информация по статусу выполнения проектов
Сводная отчетность по портфелю: прогресс проектов, качество управления, показатели
Балансировка ресурсов, анализ загрузки подразделений
Актуальная информация о достижении ключевых показателей  в ходе реализации проектов
Автоматическое построение отчётов на основе реальных данных
Контроль за соблюдением и сокращением сроков достижения результатов проекта
Снижение затрат на разработку и оформление документации по проекту
Обеспечение взаимосвязи данных и логического контроля
Повышение эффективности использования ресурсов проектов

Формирование бюджетов проектов
Отслеживание доходов и расходов
Отслеживание сверхурочных
Выставление счетов клиентам и контроль платежей

Учет рабочего времени и тайм шиты
Отслеживание отпусков и праздников

Все этапы проекта наглядно и централизованно
в системе X-Lance

Инициализация

Справочник проектов и ресурсов
Реестр сделок и договоров
Базовые планы и бюджеты

Планирование

План работ
Планирование ресурсов
Планирование и согласование расходов и доходов
Прогнозирование поступлений

Исполнение

Таймшиты
Таск-трекинг
Изменение и согласование платежного календаря
Запросы на изменения

Контроль

Отчеты о статусе
Отчеты по отклонениям
Утилизация сотрудников, расчет переработок и простоев

Закрытие

Закрытие работ
Проектная мотивация

Продукт

Ключевые функции X-LANCE, позволяющие экономить время и улучшающие совместную работу

Проекты

Полная картина по портфелю проектов. Все проекты компании в одном месте и едином формате. Легко управляйте несколькими проектами в единой среде.

Задачи

Разделяйте работу на легко управляемые части, которыми будете заниматься вы и ваши коллеги

Доски задач

Представляйте ход работ визуально на цифровых Agile-досках и наблюдайте за тем, как сотрудники выполняют назначенные им задачи

Диаграмма Ганта

Контролируйте объем работ по проекту, график, контрольные точки, зависимости и важные показатели

Ресурсный план

Составьте точные сведения о плановой себестоимости и загрузке сотрудников

Табель учета рабочего времени

Структурируйте сведения о рабочем времени в удобной форме

Отчет по утилизации сотрудников

Анализируйте эффективность использования ресурсов и принимайте соответствующие управленские решения

Календарь

Просмотр любых списков задач на календаре позволяет чётко видеть сроки выполнения

Базовый план и бюджет проекта

Сводные данные об объеме, сроках и стоимости проекта, согласованные на этапе планирования, на основании которых в процессе выполнения проекта отслеживается его прогресс

Планирование доходов
и расходов

В отчете отображается бюджет, факт или сравнение бюджета и факта. Финансовая информация отображается в целом или в разбивке по периодам: месяцам, кварталам или годам. Уникальная возможность отчета — отображение прогнозных значений на основе актуального ресурсного плана. Понимание планового баланса по ходу исполнения проекта позволит вовремя увидеть и исправить проблемы.

Стадии сделок и договоров

Контролируйте договорные процессы по проекту

Account receivable tracking

Отслеживайте оплату счетов к получению (Accounts Receivable) по проекту

Согласование изменений

Сделайте согласование изменений простым и прозрачным

Отчет по отклонениям

Сводные данные по проектному портфелю с указанием отклонений и причин отклонений

База знаний по проектам

Используйте накопленный опыт по проектам

Наши проекты

Российский производитель ИТ-решений и экспертный центр в сфере банковских технологий ЗАДАЧИ:

Планирование расходов и доходов по проектам разных типов.
Контроль расходов на субподряд.
Повышение точности планирования сроков поступления денежных средств

РЕШЕНИЕ:

Реализована система, позволяющая планировать доходы и по методу освоенного объема, и по cashflow проекта, методика расчета плановых показателей определяется исходя из типа проекта.
Настроены механизмы планирования, согласования и учета доходов и расходов по проектам.
Реализован автоматически расчет плановых сроков выставления документов (актов и счетов), а также, прогнозирования поступлений денежных средство от заказчиков на основное сроков завершения работ и подписания контрактов.
Настроены отчеты, позволяющие отслеживать отклонения показателей и историю их изменений

РЕЗУЛЬТАТ:

Помогли сократить отклонения по срокам от базового плана на 90%;
Помогли сократить отклонения по бюджету проектов на 80%;
Сократили трудозатраты на сбор информации о статусе выполнения работ в 4 раза.

ИТ компания, которая специализируется на внедрении высоконагруженных систем и заказной разработке программного обеспечения, используя современные методики и процессы разработки ЗАДАЧИ:

Ресурсное планирование сотрудников с учетом участия сотрудников на разных проектах,
Контроль загрузки сотрудников по факту выполнения задач

РЕШЕНИЕ:

Реализован удобный механизм планирования трудозатрат сотрудников по разным проектам с автоматическим расчетом простоев и перегрузов, возможностью запрета планирования занятых сотрудников.
Настроен табель по учету рабочего времени сотрудников и процесс согласование таймшитов.
Реализованы отчеты по утилизации подразделений для анализа потребности в ресурсах

РЕЗУЛЬТАТ:

Отклонение по срокам реализации проектов сократилось в среднем на 50%;
Количеств простоев и нецелевых работ сотрудников сократилось на 90%;
Трудозатраты на сбор таймшитов сотрудников сократились в 5 раз.

ООО М2 Девелопмент – строительная компания ЗАДАЧИ:

Контроль сроков исполнения работ и расходов по проектам.
Согласование изменений по срокам и расходам

РЕШЕНИЕ:

Настроена возможность формировать базовые бюджеты проектов, согласовывать и фиксировать базовые показатели для дальнейшего анализа отклонений.
Настроены механизмы согласования изменений по расходам посредством параллельно - последовательного согласования ответственными лицами.
Реализованы отчеты для анализа выполнения KPI по проектам

РЕЗУЛЬТАТ:

Сокращение задержки сроков сдачи объектов на 80%;
Сокращение просрочек сдачи работ подрядчиками в 2 раза;
Снижение просрочек поставки материалов на 80%.
Сокращение дополнительных расходов, не предусмотренных в смете на 80%;
Снижение себестоимости объектов на 5%;
Повышение эффективность использования основных фондов в 2 раза.

ООО Фисташка -маркетинговое агентство ЗАДАЧИ:

Учет проектной деятельности;
Контроль сроков проектов;
Планирование загрузки сотрудников на проектах;
Подготовка отчетов о статусе проекта.

РЕШЕНИЕ:

Настроены доски задач по проектам и планировщик спринтов
Настроены механизмы согласования изменения сроков проектов с указанием причин изменений
Реализован реестр рисков и поручений

РЕЗУЛЬТАТ:

Просрочка по срокам снизилась в 2 раза
Cлучаи невыполнения задач сократились на 90%
Трудозатраты на подготовку ежемесячной отчетности сократились с 16 до 2 часов.

Шведская ИТ компания, специализируется на решениях в сфере web-технологий ЗАДАЧИ:

Мультивалютные расчеты;
Обновление курсов валют;
Расчет курсовой разницы;
Учет проектов в разных валютах

РЕШЕНИЕ:

Реализован реестр проектов, настроена возможность управления портфелями проектов
Реализован расчет платежей в разных валютах по бюджетным курсам, курсам на дату инвойса и дату оплаты, настроен расчет курсовых разниц
Настроено ежедневное автоматическое обновление курсов валют

РЕЗУЛЬТАТ:

Снижение уровня влияния рисков на сроки проектов в 2 раза;
Снижение трудозатрат на подготовку отчетов о статусе проектов в 4 раза;
Расходы на изменения (дополнительные работы) сократились на 80%;

Трудозатраты на согласование изменений по проектам сократились в 4 раза.

Крупный Энергетический холдинг ЗАДАЧИ:

Планирование портфелей/программ проектов,
Планирование работ,
Планирование загрузки сотрудников,
Сбор статуса выполнения работ,
Хранение проектной документации.

РЕШЕНИЕ:

Реализован реестр проектов, настроена возможность группировать проекты в портфели;
Настроен функционал детализации работ, определения связей между задачами;
Организована функция добавления документов к задачам и проектам;
Настроена работа с досками задач и возможность настройки workflow;
Реализован расчет простоев и перегрузов по сотрудникам;
Реализован механизм согласования документов с возможностью настройки последовательно-параллельных цепочек.

РЕЗУЛЬТАТ:

Уменьшение трудозатрат на планирование и учет;
Увеличение скорости сбора статуса по проекту в 2 раза;
Сокращение случаев задержки сдачи работ;
Снижение количества простоев и нецелевых работ сотрудников;
Сокращение трудозатрат на обмен информацией и сбор отчетности.

https://davrbank.uz/ Коммерческий банк Узбекистана ЗАДАЧИ:

Детализация план-графиков работ
Операционное управление задачами
Прогнозирование сроков
Расчет проектных расходов
Оценка бюджетов проектов

РЕШЕНИЕ:

Настроен функционал Диаграмма Ганта для детализации работ, определения связей между ними и расчета сроков завершения проектов;
Настроены доски задач и статус-переходы для ежедневного контроля статуса исполнения задач;
Рассчитаны и загружены в систему ставки сотрудников, запущен учет расходов по ставкам;
Настроен механизм планирования и согласования оценок по проектам.

РЕЗУЛЬТАТ:

Отклонения по плану выполнения работ снизились в 2 раза;
Статус исполнения работ отслеживается в онлайн режиме, сбор отчетов о статусе занимает 10 минут против 2 дней до внедрения системы;
Непредвиденные проектные расходы сократились в 2 раза;
Простои сотрудников сократились в 3 раза.

www.rbdata.group ЗАДАЧИ:

Планирование трудозатрат, затрат и доходов
Отслеживание статуса выполнения задач
Планирование и учет доходов и расходов
Ресурсное планирование

РЕШЕНИЕ:

Внедрены процессы планирования работ и ресурсов с использованием Диаграммы Ганта;
Настроены Kanban доски задач;
Реализованы отчеты по утилизации сотрудников;
Настроена матрица авансов и платежей для прогнозирования денежных потоков;
Настроены цепочки согласования документов и изменений.

РЕЗУЛЬТАТ:

Повышение точности оценок по проектам, снижение отклонений по срокам и расходам в 2 раза;
Повышение проектной утилизации сотрудников на 70%, снижение простоев в 2 раза;
Повышение точности прогнозирования cashflow компании, снижение отклонений по срокам платежей и поступлений на 90%;
Сокращение трудозатрат и сроков на планирование, учет, согласование и сбор отчетности в 4 раза.

Преимущества X-Lance

Помогаем сделать управление проектами более быстрым и эффективным

Полная картина по портфелю
проектов

Все проекты компании в одном месте и едином
формате

Быстрое внедрение

Гибкая настройка любых отчетов, процессов и
объектов без программирования с гарантированным
результатом

Получите все необходимое для
эффективной работы

Расширенные функции - от учета рабочего времени до
бюджетирования и распределения ресурсов

Развивайтесь, когда будете готовы

Легко интегрируется с системами BI, бюджетирования,
документооборота, CRM, 1C, Desk, Chat и пр